Diskusi Penyelamatan Arsip Gempa Bumi 27 Mei 2006 di Kabupaten Kulon Progo

  • 28 Oktober 2013 15:07:22
  • 2061 views

Pemkab Kulon Progo mempunyai komitmen dan menaruh perhatian terhadap tertib arsip dan penyelamatan arsip, hal ini mengingat arsip mengandung informasi penting dan bukti yang otentik dalam suatu peristiwa. Dalam latar belakang yang berbeda, arsip dapat dijadikan sarana tukar pengalaman dan pengetahuan dan memberikan kontribusi terhadap upaya perencanaan penanggulangan bencana. Demikian amanat Sekretaris Daerah Kabupaten Kulon Progo, Ir. RM Astungkoro, M.Hum yang dibacakan oleh Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Keuangan, Drs. Rudiyatno, M.M. dalam acara "Penyelamatan Arsip Bencana Alam Gempa Bumi 2006", di Wildlife Rescue Center, Kulon Progo (28/10).

Sekda juga berharap acara ini dapat bermanfaat dalam meningkatkan penyelamatan dan pengelolaan arsip di SKPD, organisasi pemerintah, swasta, perguruan tinggi, dan ormas sebagai landasan terciptanya persatuan dan kesatuan masyarakat kearsipan Kulon Progo. Selain itu diskusi ini juga diharapkan dapat menjadi wahana memasyarakatkan arsip, dimana arsip dapat menjadi bukti atas pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan. Arsip juga menjadi dasar pendukung para pemegang kebijakan dalam mengambil keputusan. Peran serta semua komponen dalam penyelamatan arsip bertujuan untuk menciptakan tertib arsip, karena dengan tertib arsip mencerminkan tertib administrasi, dan mampu menyeimbangkan rencana dan tindakan. SKPD dan instansi lain dihimbau untuk mau merawat dan menyelamatkan arsip baik perseorangan, pemerintah, perguruan tinggi, maupun organisasi sesuai dengan posisi dan kewenangan.

Acara ini dihadiri pula oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY khususnya Kasub Bid. Akuisisi dan Pelestarian, Dra. Th. Trisundari R yang memberikan presentasi mengenai akuisisi arsip gempa Jogja tahun 2006. Hal tersebut dikarenakan arsip statis sebagai bukti pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara perlu dijamin keselamatannya baik fisik maupun informasinya agar  arsip tidak hilang atau rusak. Upaya penyelamatan arsip statis dapat dilakukan melalui kegiatan  akuisisi, yaitu dengan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip atau penarikan arsip statis  oleh lembaga kearsipan.

Dijelaskan Trisundari bahwa pencipta arsip tidak perlu khawatir terhadap arsip yang diserahkan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) karena instansi pencipta arsip memperoleh jaminan keselamatan dan kelestarian fisik dan informasi arsip, memperoleh informasi dari lembaga kearsipan atas pengelolaan arsip dan hal ini diperkuat dengan penyusunan klausul perjanjian atau nota kesepahaman dengan lembaga kearsipan terhadap hak akses .

Penyelamatan arsip perlu dilakukan untuk menyelamatkan fisik dan informasinya. Khususnya arsip bencana, yang mana bencana alam 2006 tersebut merupakan fenomena alam  dan sejarah bagi kehidupan bangsa Indonesia. Penyelamatan arsip secara umum  dilakukan dalam rangka ikut andil dalam menciptakan good governance dan clean government, sehingga sebuah instansi harus tertib arsip demi menyelamatkan informasi penting di dalamnya. Terlebih arsip merupakan asset negara. Tugas mengelola arsip itu mulia dan arsip merupakan tanggung jawab bersama tidak sebatas pengelola.***